Despesas

A ferramenta de despesas no sistema 3SAT e onde pode ter o controle das despesas por veículo, como combustível, pedágios, manutenções, sinistros, multas, etc.

Dashboard

BI’s para análise das despesas por lançamento, veículos, categoria e totalizadores.

• Período por referência: É possível filtrar o período para que seja exibido as despesas
• Veículos: É possível filtrar por um ou mais veículos 
• Total do mês: Traz a informação do total do mês, trazendo também a diferença para o mês anterior
• Distribuição dos custos: Traz em forma de gráfico a distribuição dos custos por categoria 
• Total por modelo de veículo: Traz o total de gastos das despesas por veículo
• Custos por tipo de combustível: Traz em gráfico o valor de despesa por tipo de combustível
• Total por categoria: Traz o total por categoria de despesa
• Custo de Km combustível: Traz informações como custo por km, custo por litro, e a média realizada
• Custo km geral: Traz o valor total, km total e custo km
• Veículos com maior custo: Trás os veículo que tem o maior custo para o menor
• Consolidado últimos 12 meses: Traz uma visão dos lançamentos nos últimos 12 meses separado por categoria
• Custos próximos 12 meses: Realizar uma projeção dos custos nos próximos 12 meses
• Custos por grupo de veículo: Traz o custo por grupo de veículo

Nova Despesa

Na página de Despesas, selecione a opção Nova Despesa.

Ao selecionar a opção, abrirá uma tela para preencher as informações sobre o lançamento da despesa.

Empresa: Selecione a empresa responsável pelo custo da despesa.

Veículo: Selecione o veículo que teve a despesa.

Motorista: Motorista responsável pela despesa.

Fornecedor: Fornecedor responsável pelo custo da despesa. Ex: Posto de Combustível, Mecânica.

Categoria: Categoria da despesa. Ex: Combustível, Manutenção.

Data do Registro: Data da nota fiscal da despesa.

Numeração: Número da nota fiscal.

Quantidade: Quantidade do produto. Ex: Se a despesa for do tipo Combustível, a quantidade será os Litros abastecidos. Para outros tipos pode informar 1 por padrão.

Valor: Valor total da despesa.

Tipo Pagamento: Caso desejar pode selecionar entre Ratear em ou Repetir a cada.

Ratear em: Distribui o custo da despesa para vários meses.

Repetir a cada: Para despesas recorrentes, selecionar a quantidade de meses que irá repetir e quantas vezes. Ex: 12 meses, 3 vezes. A despesa irá ser inserida a cada 12 meses, durante 3 anos.

Hodômetro: Hodômetro do veículo.

Descrição: Descrição sobre a despesa.

Fazer Upload: Inserir documentos sobre a despesa. Ex: Foto da nota fiscal, arquivo XML.

Logo abaixo ficam os botões para salvar ou fechar a despesa.

Salvar e Criar Novo: Salva a despesa e mantém algumas informações preenchidas para lançamento da próxima despesa.

Salvar: Salva a despesa e limpa todos os campos para inserir a próxima despesa.

Fechar: Fecha o lançamento da despesa.

Consultar Despesas

Na página de Despesas, selecione Consulta Despesas

A consulta da despesa pode ser realizada pelos seguintes filtros:

• Selecione a Empresa: Selecionar uma ou mais Empresa
• Selecione os veículos: Selecionar um ou mais veículos 
• Selecione os motoristas: Selecionar um ou mais motoristas
• Selecione os fornecedores: Selecionar um ou mais fornecedores
• Selecione as categorias: Selecionar uma ou mais categorias
• Pesquisar pelo número da despesa: Pesquisar pelo número da nota lançada na despesa
• Pesquisar pela descrição: Pesquisa pela descrição lançada na despesa
• Data: Selecionar o período que as despesas aparecerão

Para editar uma despesa já lançada basta clicar em editar após filtrar a desa, e então irá a despesa para realizar a edição, é possível também deletar a despesa ou vincular a outra despesa

Importar NF-e

Na página de Despesas, selecione a opção Importar NF-e.

Ao selecionar abrirá uma tela para selecionar o arquivo da sua NF-e. O arquivo deve ser de extensão .XML que é o formato padrão para Nota Fiscal Eletrônica. Não serão aceitos outros formatos de arquivos como .PDF, .PNG etc.

O único requisito necessário para que a NF-e seja lançada corretamente é informar a placa do veículo no campo de Informações Complementares da Nota Fiscal Eletrônica.

A placa deve ser informada no seguinte formato, a escrita “Placa” seguida de dois pontos “:” e depois a placa, sem uso do hífen “-“. Ex: Placa:ITF2696

O formato deve ser exatamente assim para que o sistema consiga reconhecer a placa e lançar a despesa corretamente.

Importar Despesas

As despesas podem ser importadas segundo o modelo de importação disponibilizado no botão “Modelo de Importação”, dessa forma é necessário deixar dentro do padrão do modelo seguindo os itens obrigatórios que estão destacados em vermelho.

Lançamentos pelo 3SAT Driver

Acessar o aplicativo 3SAT Driver  > Despesas

Em aberto

Ao acessar o módulo Despesas é possível realizar o lançamento de uma nova despesa pelo aplicativo, informando os seguintes dados:

• Fornecedor: Fornecedor da despesa 
• Categoria: Categoria da despesa
• Data e Hora: Data e Hora do momento que foi realizado o serviço.
• N. Nota Fiscal: Número da nota fiscal da despesa
• Quantidade: Quantidade total dos itens da despesa
• Valor Total: Valor total da despesa
• Descrição: É possível também adicionar uma descrição para a despesa
• Odômetro e Horímetro: Campo para informar o Odômetro ou o Horímetro do veículo
• Tirar foto: É possível tirar uma foto do documento ou do motivo da despesa
• Salvar: Salva a despesa e envia para o sistema

Histórico

É possível verificar o histórico das despesas lançadas pelo aplicativo da 3SAT Driver